Automation & RPA

Frigiv flere ressourcer med Automation

Vi kan hjælpe med at automatisere din virksomheds administrative arbejdsopgaver, som ofte er gentagne, ensartede og tunge. I får, eksempelvis, frigivet mere tid til medarbejderne, bedre kvalitet i jeres arbejdsprocesser og reduceret responstiden mod jeres kunder og det giver flere tilfredse kunder og gladere medarbejdere.

Hvad er Automation?

RPA (Robotic Process Automation), Kontorrobotter, Artificial Intelligence, Machine Learning, Proces Mining og Workflow er alle teknologier vi har samlet under betegnelsen Automation og er områder, hvor vi kan levere alt lige fra analyse, til udvikling, implementering og drift.

Automatisering er en software eller kontorrobot som kan lave gentagne og repetitive handlinger på en computer, ligesom et menneske kan. Denne software kan navigere på en skærm og eksempelvis sende e-mails, udføre copy/paste handlinger, åbne og lukke programmer eller hente og beregne data på tværs af systemer.

Den kan efterligne en medarbejders beslutningsgrundlag og handlinger ved at bruge og interagere med programmer i computerens system. Det kan eksempelvis være gentagne og ofte tunge administrative opgaver som betaling af regninger, søge refusion ved sygdom eller flexjob, opretning af kunder eller varer, udføre kontroller, opdatere rapporter og meget andet.

Så Gevinsterne ved at arbejde med automation dækker stort set alle tænkelige kvantitative og kvalitative benefits. 

Kontakt os

Gevinster ved Automation

  • Større agilitet: Med brug af AI, RPA mv. får du mulighed for at levere produkter og services, som du ikke før havde mulighed for at levere.
  • Frigiv tid: Du får ”robotter” til at tage hånd om de kedelige opgaver og frigiver tid til dine medarbejdere så de kan få tid til mere spændende arbejdsopgaver.
  • Større indsigt og databaserede beslutninger: Større databaseret indsigt i dine processer.
  • Øget medarbejdertilfredshed: Høj faglig tilfredshed for medarbejderen, der kan bruge deres tid på de spændende opgaver
  • Færre fejl og øget compliance og sikkerhed: robotter laver kun hvad den er programmeret til.
  • Større kundetilfredshed: Processer du har automatiseret kan eksekveres udenfor almindelig arbejdstid og i ferier og kan leveres hurtigere.

Hvorfor vælge Automation?

Med en Automation implementering kan din virksomhed eller organisation høste en masse fordele, da kontorrobotter kan arbejde hurtigt og hele døgnet med markant nedsat risiko for fejl. EN RPA løsning er nem og hurtig at implementere og kræver begrænset involvering af egen it-afdeling.

Generelt kan RPA effektivisere processer i mange forskellige forretningsfunktioner i kundeservice, HR, bogholderi, med flere og i mange forskellige brancher. Vi har stor erfaring og arbejder meget med vores kunder i bl.a. Offentlig administration, Forsvar & BeredskabFinans, bank og forsikring.

Automation skal ikke erstatte medarbejdere men være en solid støtte i deres daglige arbejde og da automatisering frigør ressourcer hos medarbejderne, kan de i stedet for rutineprægede opgaver, nu fokusere og bruge deres kompetencer på sjovere og mere værdiskabende opgaver. Kundesager bliver håndteret og afsluttet langt hurtigere og med en højere kvalitet og det giver en langt højere kundetilfredshed.

Få hjælp fra vores RPA-konsulenter

Få den rette hjælp fra vores RPA eksperter til at automatisere jeres systemer og arbejdsprocesser, for der kan være mange indgange til automation og i mange tilfælde, er du måske allerede i gang med automatisering i en eller anden grad. Vi har mange års erfaring med Automation og RPA-udvikling og vi kan hjælpe dig, uanset om du har været i gang i længere tid, er nystartet men måske ikke rigtig lykkedes, eller hvis du slet ikke er startet op endnu. Vi har både forretningsmæssige og tekniske eksperter til at hjælpe dig, uanset hvad navnet på teknologien er.

Ønsker I at komme i gang med automatisering?

Analyse. For dig der gerne vil i gang, og ikke allerede har et setup, starter vi med et forløb i behov og Idé fasen. Vi vil sammen med dig identificerer de første 3-5 automatiseringskandidater. De evalueres ud fra kvalitative, kvantitative benefits og ud fra hvor krævende de er at udvikle. 

Udvikling. Når du er klar til at sætte i gang med dem, vi i samspil, har vurderet som bedste kandidater, går vi ind i fasen udvikling. Et udviklingsforløb kan bygge på et mindre Proof of Concept (PoC) forløb, hvor teknologien og konceptet bevises.  

Governance. Sættes processen i drift vil vi rådgive og hjælpe med køb af licenser, etablering af roller og ansvar samt sikre, at der også er etableret en styring af kommende automationsinitiativer.  

Med den rette software kan det være enkelt og meget fordelagtigt at automatisere manuelle processer. Hvis du effektivt vil eliminere ineffektive manuelle opgaver og ændre den måde, virksomheden fungerer på, skal du vide, hvilke processer der holder dig tilbage, forstå dine automatiseringsmuligheder, administrere implementeringen, sørge for undervisning og måle, om du har succes.

Kontakt os

 

 

Vores Framework

I Sopra Steria anvendes nedenstående rammeværk i vores automatiseringsprojekter. Rammeværket illustrerer 4 områder, som indeholder alle de aktiviteter vi ser, som skal til for at kunne levere automatiserede processer på en intelligent og effektiv måde. Rammeværket tilpasses virksomhedens unikke setup og skræddersyes til virksomhedens behov og ønsker ved opstart.
Rammeværket er agilt og iterativt i sin projekttilgang, som fordrer kontinuerligt arbejde med at analysere, udvikle og drifte. Herudover skal der sikres en overordnet governance model, således styring af de overordnede rammer kan sikre at interne og eksterne krav overholdes. Det giver de bedste forudsætninger for at kunne skalere automatiseringsindsatsen.

 

 

Delivery model som viser processerne i et Framework

Analyse og automatiseringsstrategi

Planlægning

  • Der laves en klar automatiseringsstrategi, som kommunikeres ud til de områder som indgår I automatiseringen. En Business case bør der laves, som udspringer af strategien. Prioriteringen af de enkelte processer til automatisering vil ofte være styret af business casen, men andre faktorer kan også spille ind og som du kan se i afsnittet ’Gevinster ved Automation’ ovenfor. Ressourcestyring skal sikre, at du får det maksimale ud af dine ressourcer, ved at sørge for at der hele tiden er nok at lave og nok til at lave det der er planlagt.

    Evaluering

  • Vi anbefaler at du holder ”RUS”, eller ”Robot Udviklings Samtaler”, med jeres robotter for at følge op på deres performance og potentiale, på samme måde som du gør med dine medarbejdere. Er der potentiale for at automatisere processen yderligere, ved at lave en procesoptimering? Er der kommet en teknisk smartere måde at gøre noget på, som kan forbedre processen på?

 Procesafdækning

  • Du bør jævnligt besøge afdelinger og finde automatiseringskandidater, ligesom du bør etablere en måde, hvorpå forretningen kan komme med forslag til jer. Du skal etablere en standard for kravspecifikationen, og definere hvad den skal indeholde, og om den også skal bruges som vedvarende dokumentation. Du skal tage stilling til hvordan ændringsønsker rapporteres ind, og hvordan skal de beskrives og håndteres. Vurdér om ændringen optimalt løses ved ændring af RPA, system eller forretningsprocessen.

Udvikling

Design

Løsningen bygges op på baggrund af kravene sammen med forretningen. Derudover skal der tages stilling til hvilken teknologi der skal anvendes, ud fra hvilke arkitektur og infrastruktur der er. I design af løsningen er det også godt at forholde sig til, hvordan fejlhåndteringen på løsningen skal være.

Udvikling

Når løsningen skal udvikles, er det vigtigt at være enige om kodestandarder og udviklingsstandarder, for ikke at ende med løsninger der stikker i hver sin retning. Indarbejdelse af code review i udviklingsprocessen kan være med til at sikre, at interne og eksterne krav til løsningen overholdes, og at løsningen er som lovet. Et tiltag der kan gøres for at effektivisere udviklingen, er at genbruge komponenter der tidligere er udviklet.

Test

Vi anbefaler 2 typer af test inden idriftsættelsen. Funktionstest, for at sikre at løsningen gør som aftalt, samt at de enkelte komponenter i koden, og integrationen i øvrige systemer virker korrekt. Ikke-funktions test, for at sikre at løsningen kan håndtere den mængde sager der er aftalt, og at de sikkerhedskrav der er til løsningen, er overholdt.

Idriftsættelse

I forbindelse med idriftsættelse er, det en god idé at sørge for kode versionering, da fejl kan forekomme, og derfor altid kan gå tilbage til en tidligere version. Sikring af en højere kvalitet i løsningen skal der være en klar strategi for Continuous Integration and Continuous Delivery (CI/CD) og automatiseret test. 

 

Drift

Hypercare

Alle automatiserede processer bliver født med enkelte børnesygdomme, og du bør derfor have en Hypercare periode i starten efter deployment, hvor udviklere står klar til at rette fejl. Perioden vil variere alt efter processens kompleksitet.

Fejlhåndtering

Der er både fejl som skal håndteres af en udvikler, derudover er det også vigtigt at forholde sig til årsagen af fejlene, er det processen der fejler, eller er det systemet der fejler. Fejl behøver ikke at være af teknisk karakter, men kan også være forretningsmæssige fejl eller undtagelser, her er det vigtigt at have en klar aftale med forretningen, om hvordan disse håndteres.

Overvågning

Krav til overvågning bør afklares med forretningen i forbindelse med kravspecifikationen. Der skal det afstemmes, hvem der kigger på om processerne er afviklet hvornår og hvor tit. Desto mere kritisk processen er, desto større krav og fokus vil der være på overvågning.

Rapportering

Der vil være behov for at kunne følge op på gevinsten ved automatiseringen (Business Casen), og det stiller krav til hvordan rapporteringen sker, og i nogle tilfælde til hvordan processen er designet, hvorfor dette også være blevet afklaret i forbindelse med løsningsdesignet. Udover gevinst realisering kan rapportering også være med til, at få indblik i yderligere automatiseringspotentiale og optimeringspotentiale.

Governance

Governance består af mange områder, som alle er med til at sikre optimal drift og udvikling, samt at interne og eksterne krav overholdes. Nogle af de områder er:

  • Roller og ansvar: Det er vigtigt at I bliver enige om hvem der har hvilke roller og hvilket ansvar, som f.eks. hvem der prioriterer hvad der skal udvikles først og hvem skal godkende kravene
  • Compliance: Compliancekrav er gældende på tværs af processer og afdelinger ændres typisk løbene, og det kan betyde ændringer til processerne.
  • GDPR: GDPR-krav skal tænkes ind ift. de processer som har persondata. 
  • Dokumentation: Der er mange hensyn du skal tænke over når du tænker dokumentation. Er der nogle revisions- og compliancekrav til dokumentation? Hvilken dokumentation skal nye udviklere have for bedst muligt at kunne sætte sig ind i de automatiserede processer der er udviklet af andre. Hvad har forretningen brug for af dokumentation?
  • IT-sikkerhed: Der er principper fra IT-sikkerhed som skal tænkes ind helt fra starten, hvor du opsætter sin infrastruktur og løbene ift. design af de enkelte processer.

 

 

  • Sponsorat: Det er afgørende at du har opbakning til sit automatiseringsprojekt helt oppe fra øverste ledelseslag, og at I løbene sikrer sig dette buy-in.
  • Arbejdsprocesser (SCRUM, SAFe, Kanban, Vandfald, ITIL): Der er mange måder I kan arbejde sammen på, og udvikle på, og forretningen har sikkert allerede nogle principper de anvender. Få etableret noget der passer ind, og tilpas løbende efter behov. 
  • Forandringsledelse: Medarbejdere får nye opgaver og har behov for nye kompetencer, når de får en robot som medarbejder der tager en del af deres arbejdsopgaver fra dem. Det er vigtigt at I som en del af initiativet tager denne forandring seriøst og f.eks. sikrer at de får uddannelse.
  • Løbende dialog med IT-support, Systemejere og forretningen er et must for at de kan dele viden og at du altid har fingeren på pulsen også efter at I har automatiseret en proces.

Disse trin kan lette implementeringen og gøre en automatisering af arbejdsprocesserne nemmere.

  • Udvælg dine processer og identificer de procedurer, som er komplicerede, omkostningstunge eller ineffektive og ranger dem derefter.
  • Lav forarbejdet. Er der andre organisationer som har haft succes med at automatise lignende processer.
  • Brugerdrevet udvikling giver værdi for selve løsningen, da du ved at involvere de brugere, får indsigt i deres dagligdag, behov og arbejdsprocesser. I skal ud og mærke de reelle brugere så der bygges noget, der rent faktisk tages i brug og som vil skabe den største værdi.  
  • Videreuddan og kommunikér med dine medarbejdere. Vær sikker på at alle er klar over, at der bliver implementeret og at der er adgang til nye værktøjer, som gør deres arbejdsliv nemmere. Tilbyd dem den undervisning, der skal til for at gøre implementeringen nemmere.
  • Målbare løsninger. Begynd med det samme med at måle, om de nye processer er vellykkede. Hvis du holder styr på de foruddefinerede nøgletal, så bliver effektiviteten af de automatiserede arbejdsgange klarlagt, og du kan foretage relevante justeringer.

Har du lyst til at høre mere om Automation eller søger sparring til hvordan det kan tænkes ind i jeres virksomhed, så kontakt os på +45 61 77 70 70 eller på mail: rasmus.halvor@soprasteria.com

Kontakt os

Procesautomatisering hos Hovedstadens Beredskab

 

Trade Point: Minimerer antallet af systemer og omkostninger med Microsoft Dynamics 365

Sampension: Den digitaliserede pensionskasse

Trackunit: Global kundehåndtering i skyen

Hvordan kan finansdirektøren gøre brug af kunstig intelligens?

| Sopra Steria Danmark

Machine Learning løfter mail håndtering hos HBR

| Brian Høj Andersen

RPA sparer 13 årsværk hos Norsk Lægemiddelstyrelse.

| Sopra Steria Danmark