Procesautomatisering hos Hovedstadens Beredskab

IT systemer, der ikke taler sammen, giver manuelt tastearbejde

I afdelingerne Virksomhedsstrategi og Administration er der 3 primære applikationer, som bruges til de fleste løn-, HR- og økonomiprocesser.  Alle 3 systemer kræver medarbejderhåndtering, og hver handling skal håndteres én af gangen. Derudover indeholder alle 3 systemer medarbejderinformation, som ikke deles på tværs af systemerne.  

Hovedstadens Beredskab fik succesfuldt automatiseret 16 arbejdsprocesser og dermed udført 6.006 arbejdsprocesser på 6 måneder ved hjælp af RPA. Dette har ført til en besparelse svarende til en medarbejder på administrative områder som HR, løn og bogholderi. Denne besparelse betyder, at medarbejderen nu kan fokusere på mere interessante og værdiskabende opgaver.

Hovedstadens Beredskab havde, da vi indledte dialog med dem, allerede påbegyndt RPA-rejsen, men var ikke helt overbeviste om, hvorvidt RPA ville kunne skabe den ønskede værdi. Automatiseringen af processerne gik trægt og den proces, der allerede var forsøgt automatiseret, skulle håndholdes og ”performede” ikke optimalt. Processen havde både høj volumen og var samtidig meget administrativ tung, hvorfor den var vigtig at få automatiseret.

I den anledning fik vi mulighed for at præsentere vores bud på RPA. Efter indledende dialog og oplæg kunne vi bevise vores kompetencer, ved sammen med HBR, at automatisere ovennævnte proces. 

Vores løsning af automatiseringsprocessen

Gennem vores gode partnerskab med UiPath, hvor vi er diamantpartner, tilbød vi en prøveperiode, inden HBR skulle indkøbe UI Path licenser. Her var vores formål dels at vise at RPA kan leveres forholdsvist hurtigt, og at processen samtidig er stabil i drift og ikke skal håndholdes efterfølgende. 
 
Vi starter altid med en detaljeret gennemgang af processen med en repræsentant fra forretningen. Herefter dokumenterer vi processen og kravene og de gennemgås igen med forretningen, inden vi påbegynder udviklingen. Når kravene er godkendt, startes udviklingen af processen. Når processen er udviklet, testes de forskellige varianter af processen grundigt, og vi afslutter med en brugertest inden endelig ”go-live”, hvor vi den første uge står klar til at rette eventuelle større fejl. 
 
I evalueringen af hvilke processer der er egnede til automatisering, har vi desuden bistået HBR med en template, som er et spørgeskema, der kan sendes ud på tværs af hele organisationen, og som på basis af svarende fortæller, hvor egnet en proceskandidat er til automatisering med RPA.   
 
I takt med, at antallet af automatiserede processer øges, har vi sammen med Hovedstadens Beredskab desuden øget fokus på RPA Governance, herunder håndtering af adgange, passwords, sikkerhedskontroller samt ændringer til RPA udviklede processer.  

Som en del af løsningen har vi implementeret en rapporteringsrobot, som leverer data til deres BI afdeling, så de konstant kan følge med i, hvordan processerne performer.  

RPA er nu en integreret del af forretningen i HBR 

”Jeg er yderst tilfreds med Sopra Steria’s leverancer på RPA-området, og samarbejdet med dem har fungeret upåklageligt. Hastigheden, hvormed Sopra Steria er i stand til at automatisere forretningen, har vist sig at være endnu hurtigere end forventet. Dele af vores forretning har, før Sopra Steria kom til, været yderst skeptiske ved om RPA kunne skabe værdi i deres forretning – men er her, efter vi har automatiseret 17 processer, efterhånden helt trygge ved at overlade dele af deres arbejdsrutiner til en robot”. Christian Falberg Goth, Chef for IT, Digitalisering & Shared Service

Fakta om Hovedstadens Beredskab

Hovedstadens Beredskab dækker 8 kommuner og ca. 1 mio. borgere. Med næsten 1.000 medarbejdere fordelt på 13 adresser udgør de Danmarks største kommunale beredskab. Deres opgave er at forebygge, begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendom og miljøet ved ulykker og katastrofer. Ligeledes ønsker de gennem en kvalificeret og troværdig myndighedsbehandling at skabe tryghed og robusthed til gavn for borgerne. 

Har du lyst til at høre mere om Automation eller søger sparring til hvordan det kan tænkes ind i jeres virksomhed, så kontakt Kasper Lynge på +45 61 66 99 01 eller på mail: kasper.lynge@soprasteria.com

Kontakt os

Læs mere om

Automation & RPA System Development Architechture & Integration Data & Analytics