Hurtigere processer med RPA sparer 13 årsværk hos Norsk Lægemiddelstyrelse.
RPA eller i sin fulde længde ”Robot Proces Automatisering”, som betyder at efterligne menneskelig adfærd (Robotic) og implementere en række aktiviteter, der giver menneskelige resultater (Process), men uden menneskelig indgriben (Automation). Den norske lægemiddelstyrelses (Statens legemidelverk/SLV) strategi for effektivitet er i tråd med digitaliseringsstrategien for den offentlige sektor, for målet er, at kunderne eller brugene skal opleve Lægemiddelstyrelsen som en innovativ og fremadskuende serviceudbyder. Derudover havde de også lang en række tunge manuelle processer, der var klar til at en større effektivisering. Og i efteråret 2018 afklarede en forundersøgelse, hvilke fordele RPA ville føre med sig.
I denne forundersøgelse konstaterede Lægemiddelstyrelsen og Sopra Steria en manglende kommunikation mellem applikationerne og IT-systemerne, og det gav udfordringer. Et stort antal årsværk var involveret i at flytte data manuelt mellem forskellige applikationer. Forundersøgelser resulterede i, at RPA blev valgt som et strategisk værktøj, og der blev etableret en separat RPA-administration for at øge uafhængigheden og automatisere processer.
Hvad bidrog Sopra Steria med?
Sopra Steria er det norske lægemiddelstyrelses strategiske partner indenfor RPA, og har bistået med alt fra forundersøgelser og Proces Mining til løbende videreudvikling af processer og Workflow. Sopra Steria stillede tre medarbejdere med RPA-ekspertise, som alle var ansvarlige for alt fra kortlægning til udvikling og opsætning af produktion af nye processer. Teamet arbejdede tæt sammen med kundens IT-enhed for at etablere RPA-projektet og mandatet. De arbejdede direkte med de forskellige fagområder hos Lægemiddelstyrelsen, og bistod med procesforslagene ud fra et funktionelt perspektiv.
Der kom mere end 50 procesforslag fra de forskellige afdelinger. Alle processer blev kortlagt og gennemgået sammen med afdelingerne for at vurdere, om forslagene var egnede. Sopra Sterias konsulenter har bistået den norske lægemiddelstyrelse med opsætning af RPA-arkitektur gennem IT-driftspartner Visolit, og trænet nøglepersoner i kortlægning af RPA-processer og etablering af en RPA-portefølje.
Sopra Steria foretog løbende drift og optimering af processer i produktion, RPA-software og hardware gennem Sopra Sterias koncept "RPA-as a Service". Med denne service kan kunderne hurtigt og nemt oprette forbindelse til vores cloudplatform og begynde at automatisere processer uden selv at skulle opsætte og betjene løsningen.
Hvilken værdi skabte RPA?
Indtil videre har den norske lægemiddelstyrelse beregnet en estimeret årlig besparelse på ca. 13 årsværk. De har etableret rutiner for at identificere RPA-kandidater, der er bedst egnede i forhold til gevinstrealisering og Sopra Sterias indsigtsanalyse har givet kunden en prioriteret liste for, hvordan RPA-initiativet kan bringes videre.
Lægemiddelstyrelsens RPA-personale har modtaget grundig oplæring i forskellige RPA-roller og etableret en separat ledelsesorganisation og har nu en styringsrolle for RPA-strategiske aktiviteter udført af den norske lægemiddelstyrelse.
Drift og styring af kundens processer varetages i dag af Sopra Steria, og processer gennemgås og effektiviseres løbende, så værdien af automatisering øges på tværs af processerne. Dette sikrer dem forudsigelighed og genbrug. Indtil videre er i alt 18 processer blevet automatiseret og sat i produktion. Sopra Sterias team har også bidraget til at kortlægge procesforslag, så flere processer er blevet forbedret og effektiviseret på andre måder.
Efter en sådan gennemgang blev flere forslag løst på anden vis, og det har sparet Lægemiddelstyrelsen for adskillige årsværk. I samarbejde med kunden har Sopra Steria også hjulpet med at digitalisere manuelle papirprocesser, så de på sigt kunne automatiseres. Et eksempel er godkendelsesfritagelsen for lægemidler til dyr, som tidligere var en papirbaseret og tung manuel proces.
Om kunden
Den norske lægemiddelstyrelse er en styrelse under Sundheds- og Omsorgsministeriet med ansvar for at sikre, at medicin brugt i Norge er af god kvalitet, sikker at bruge og har den ønskede effekt. Bureauet har cirka 320 ansatte. De skal sikre, at befolkningen har lige og hurtig adgang til effektive lægemidler, facilitere forskning og innovation og administrere produktreglerne for medicinsk udstyr.
Artiklen er skrevet af Kjetil Taraldlien
Vil du vide mere om Automation eller søger sparring til hvordan automatiserede processer kan tænkes ind og hjælpe jeres virksomhed, så kontakt os på +45 61 77 70 70 eller på mail: rasmus.halvor@soprasteria.com
Kontakt os
Læs flere artikler om RPA og Automation
Danmarks nye digitaliseringsstrategi Tiltræk medarbejdere med Automatisering Succes med RPA