Hvis I anser automatisering som en betydelig mulighed for at gøre jeres organisation mere effektiv og digital - så er Process Mining det rette værktøj til at skabe indsigt inden I begiver jer ud på jeres automatiseringsrejse.
Flere og flere private som offentlige organisationer er i forbindelse med deres automatiseringsrejse begyndt at tage Process Mining i brug for at få indsigt i deres arbejdsprocesser inden de kaster sig over f.eks. RPA. Process Mining er en metode til at få data-drevet procesindsigt og kan bruges hvad enten det drejer sig om indsigt i kundens onboarding, ordre- eller klagehåndtering m.m. Process Mining giver en dyb og faktuel indsigt i afvigelser og flaskehalse - en indsigt som ikke ville kunne opnås ved den mere klassiske proceskortlægning vha. workshop og interviews.
Process Mining kan således bidrage til at indfri organisationers målsætninger ved eksempelvis at nedbringe sagsbehandlingstiden i en styrelse eller ved boligkøbsprocessen i en bank og dermed skabe besparelser og frigøre ressourcer til andre opgaver. Den løbende procesindsigt, som kan skabes med Process Mining, bidrager til at gøre organisationer mere digitale og datadrevne i deres forretnings- og beslutningsprocesser.
I denne blog kommer jeg med mit bud på effekten af Process Mining samt, hvad I skal være opmærksom på undervejs.
Stil skarpt på din forretningsprocesser med Process Mining
Process Mining kan helt grundlæggende kortlægge og visualisere informationsstrømmen på tværs af organisationen, og synliggøre den faktiske proces overfor de involverede. Dette visuelle overblik kan facilitere en mere kvalificeret dialog omkring mulighederne for at optimere og automatisere med fx RPA og ikke mindst reducere risici undervejs.
Når først automatiseringerne er kommet på plads, kan Process Mining også bruges til at følge op på indsatser, overvåge bestemte processer/aktiviteter og forudsige fremtidige hændelser. Det giver mulighed for at indtage en proaktiv tilgang til optimering af forretningsprocesser.
I essensen kan Process Mining skabe sammenhæng og indsigt ud fra rå-data, blot der kan findes et sags-id, aktivitet og tidsstempel i de relevante kildesystemer.
Pas på faldgruberne, når I vil i gang med Process Mining
Selvom det umiddelbart lyder meget lovende med procesindsigten på tværs af organisationen til at fremme datadrevne beslutninger og accelerere virksomhedens transformation, så er der også faldgruber, som jeres organisation gerne skal undgå og komme godt fra start. Læs med her og få præsenteret de 5 faldgruber samt fif til vigtige refleksioner I med fordel kan gøre.
1. Bliv enige om formålet - hvilke(t) spørgsmål søger vi svar på?
Process Mining er en indsats, der typisk vil favne bredere end de gængse siloer i en organisation med forskellige ejere/sponsorer, som kan have hver deres dagsorden om at nå hver deres strategiske målsætninger. Derfor bør der ved opstart af et forløb besluttes et fælles formål og retning for indsatsen, så det er klart, hvilken indsigt værktøjet skal levere, og hvorledes den efterfølgende skal omsættes til handlinger.
Ellers kan det udvikle sig til en dataanalyse øvelse, hvor der bare jagtes den indsigt, der nu er muligt eller også, at bliver bremset af modstridende dagsordener, idet den faktabaseret gennemsigtighed som skabes, godt kan udfordre det verdensbillede og holdninger, der hersker indenfor de respektive siloer.
2. Få styr på ejerskab i organisationen – hvem ejer indsatsen?
Lige så værdifuldt, som et digitalt værktøj kan være, lige så afgørende er det at engagere de rette personer i organisationen. Hvad enten man kalder det “Center og Excellence”, “Champion” eller en ”procesejer”, bør indsatsen forankres et sted, hvor indsatsen kan drives fra.
Sammenlignet med en RPA-automatisering, kan Process Mining ikke skabe værdi fra dag et, idet det tager noget tid før, der er skabt en indsigt, som kan skabe værdi i form af forbedring af driftseffektiviteten, automatiseringen eller omorganisering af processer. Derfor er det vigtigt, at der en person eller rolle, som kan sikre fremdriften mod målet.
3. Undervurder ikke, at datadelen tager tid
Process Mining analysen er baseret på hændelseslogfiler (sags id, aktivitet og tidsstempel), som skal tilvejebringes ud fra de kildesystemer (CRM, ERP, ESDH mv.), som understøtter de forretningsprocesser, der skal skabes indsigt i. Det kan tage tid at få adgang til systemerne og dermed data, som sandsynligvis vil være af varierende format og kvalitet. Det kan udfordre organisationens tålmodighed og gør måske, at andre projekter prioriteres i stedet for.
Heldigvis har Process Mining en mere tilgængelig fætter, Task Mining, som ikke har behov for systemdata, men kan, ved optagelse af skærmregistreringer og museklik fra en gruppe af medarbejdere, kortlægge den samlede proces med hovedvejen og de tilgængelige variationer. Task Mining kan derfor godt være en måde at komme i gang på, så involverede kan få lidt indsigt og værdi tidligere i forløbet.
4. Det egentlige arbejde starter først efter indsigten er skabt
Indsigt viser forbedringsmulighederne, men gevinsterne høstes jo først, når forbedringerne er implementerede. Derfor er det vigtigt at have et formål og/eller business case, som kan guide vejen til at realisere besparelser, frigøre tid eller nedbringe fejl til glæde for medarbejder og kunder.
Den værdi, der kan skabes og hvem den er til glæde for i organisationen vil være med til at sætte fokus og retning for de involverede, så beslutningstagere ikke nedprioriterer indsatsen i forhold til de mange andre udfordringer, som venter på at blive løst.
Selvom gevinsterne realiseres senere i forløbet, kan man med fordel forberede og iværksætte den organisatoriske forankring og forandringerne tidligt i forløbet.
5. Process Mining er ikke alene en dataøvelse
Udover, at gevinsten ved den skabte indsigt skal kunne synliggøres, skal den også give mening i hverdagen hos de kolleger og brugere, som skal være med til at udleve forandringer og realisere gevinsterne. Procesoptimering ved ensretning og trivsel i hverdagen for vidensmedarbejdere kan umiddelbart lyde som to modsætninger, men sådan behøver det ikke at være. Behandlingen af en kunde eller borger, skal nødvendigvis ikke følge bestemte procestrin, som ved fremstilling af insulin eller biler.
Der kan sagtens være nogle frihedsgrader med respekt for, at ikke alle medarbejdere kan eller skal løse en opgave i samme rækkefølge, og derfor kan der altid være variationer i processerne for videns arbejde. Heldigvis er vi i denne sammenhæng støttet af den nyere generation af automatiseringsværktøjer, som kan understøtte disse variationer med intelligent automatisering ved hjælp af eksempelvis AI og Machine Learning.
En af de helt oplagte indsatser i forhold til at “tæmme” kompleksiteten i processer og skabe en fælles retning, er ved at definere nogle universelle opfølgningspunkter for forretningsområdet. Hvad enten det er sagsbehandlingstid, fejlprocent, kundeklager, compliance/regelefterlevelse, bør de gøres synlige i form af dashboards eller en periodisk rapport, som de involverede løbende kan forholde sig til.
Bliv inspireret og udfordret i jeres automatiseringsrejse
sammen med os
Vil I høre mere om, hvordan I kommer godt i gang med Process Mining og Automation, så tag endelig fat i os på +45 61 77 70 70 eller på mail: rasmus.halvor@soprasteria.com
Hvad enten det blot er for inspirationens skyld for at få nogle gode idéer eller I vil udfordres ift. jeres eksisterende set up, vil vi se frem til at høre mere om jeres indsatser med at skabe datadrevet procesindsigt for at fremme effektiviseringen og automatiseringen i jeres organisation.
Kontakt os
Læs også andre relevante artikler om RPA og automatisering.
Få succes med din RPA-investering Robotterne har været her længe Skal din nye kollega være en robot?