Skal din nye kollega være en robot?

af Christian Bendtsen - Engineer - Solution Building
| Læsetid: minutter

Forestil dig at din næste kollega er en personlig hjælper, som vil gøre hverdagen nemmere for dig og dine omgivelser. En kollega der aldrig bliver syg eller træt, og som kan arbejde hele døgnet, så længe du fortæller den, hvad den skal gøre.

Det lyder næsten for godt til at være sandt! Så hvordan får man fat i sådan en kollega?
Svaret er RPA! RPA står for Robot Process Automatisering.

Næste spørgsmål er naturligt nok: ”Hvordan kommer man så i gang med RPA?” Det kan vi hjælpe dig med!

Hvordan kommer du i gang?

Første step i automatiseringsprocessen er, at finde frem til en konkret proceskandidat. I samarbejde med jer vil vi starte med at finde ud af, hvilke opgaver og processer, der giver mening for jer at automatisere, hvor jeres pains er og hvad I ønsker at optimere i jeres forretning.

For at finde frem til hvilke processer der giver bedst mening at automatisere, er det en god idé at forholde sig til allerede eksisterende procesdokumentation eller kortlægge processen for det, I tænker, vil have gavn af at blive automatiseret.

Om det er automatisering af excel-lister, flytning af data fra ét system til et andet, eller manuelle tasteopgaver, er det alt sammen noget, RPA kan hjælpe jer med.

Dernæst vil vi anbefale, at der tages udgangspunkt i nedenstående punkter, når I skal vurdere jeres proceskandidater. Gode kandidater til RPA kan være:

  1. Processer der optager vores medarbejdere i lang tid, hvortil deres kompetencer ville give mere værdi et andet sted. 
  2. Processer der udføres ofte, som nemt kan standardiseres og følger regelbaserede beslutninger.
  3. Processer, hvor medarbejdere har mange manuelle indtastninger, kan med fordel automatiseres, så man nedsætter risikoen for tastefejl. 
  4. Til sidst vil processer med struktureret input være at foretrække, da robotter er fantastisk gode til at arbejde med filer som Excel, CVS og XML.
Model over steps i automatiseringsproces

 

 

Opstart

Første fase i et nyt forløb, hvor vi i samarbejde finder ud af præcis, hvad I har brug for, for at komme bedst muligt i mål, med de ønsker I har.

På opstartsmødet drøfter vi forskellige scenarier og muligheder for processen. Her er det vores fornemste opgave at finde frem til, hvordan vi bedst kan hjælpe jer i mål med jeres ønsker.

I opstartsfasen definerer vi roller og ansvar. Det gør vi for at have et struktureret overblik og fælles referencepunkt for forløbet.

Hvis I ønsker det, kan vi hjælpe jer med opsætningen af en Virtuel PC, som robotten kan ”leve på”. Derudover installerer og opsætter vi de nødvendige programmer, for at processen kan komme i gang. Vi opsætter også Orchestrator, som er det online Tool, der bruges til at styre robotten.

Som en del af opstartsfasen, optager vi den proces, som skal automatiseres. Dette gøres dels for at se præcis, hvad brugeren gør i den pågældende proces, så vi ved, hvad der skal automatiseres, men også for at kunne analysere på brugeradfærd. I nogle tilfælde kan en proces gøres mere effektiv, og derfor er en optagelse et super godt analyseværktøj.

Behov og koncept

Behov og koncept bliver klarlagt for at skabe den bedst mulige forberedelse til, hvordan vi sikrer at udviklingen af projektet sker så nemt som muligt.

Ud fra en række punkter sikrer vi den mest optimale fremgangsmåde. Først og fremmest udarbejdes et Proces Definition Document (PDD), hvilket danner grundlag for selve løsningsdesignet, da det indeholder:

  • Trin for trin procesbeskrivelse med screenshots (Happy flow, keystroke level mapping). Diagram med aktiviteter, input, output, aktører, systemer og beskrivelser.​
  • Beskrivelse af forretningsregler f.eks. i form af decision charts​.
  • Beskrivelse af håndteringen af undtagelser og afvigelser i processen (Både IT of forretningsmæssige)​
  • Hvor tit processen skal eksekveres og hvordan den startes og stoppes (SLA’er hvis der er det på)​
  • Krav til rapportering
  • Udarbejdelse af løsningsbeskrivelse SDD (Solution Design Document). Dette er en teknisk løsningsbeskrivelse, som skal bruges af dem, der bagefter skal vedligeholde og videreudvikle på processen og er samtidig en plan for, hvad der skal udvikles. Det udfyldes primært af RPA udvikler/arkitekt.

Udvikling

Her vil selve udviklingen ske, når både SDD og PDD er godkendt af kunden. Dette gøres for, at vi sammen er sikre på, hvordan og hvad der skal udvikles.

Under udviklingsforløbet vil der løbende blive holdt statusmøder - gerne hver uge, hvor vi danner et overblik over, hvor langt vi er i udviklingen, hvilke udfordringer vi har, samt hvad vi skal fokusere på for at sikre fremdrift.

Test

Vi anbefaler at teste processen løbende i et testmiljø. Vi tester altid op imod de krav, der må være stillet for opgaven.

Når systemet er færdigudviklet, går vi i gang med at teste det med testdata, som er klargjort inden. Her sikrer vi, at alt er forløbet som forventet. Hvis det ikke skulle gøre det, retter vi op på det med det samme.

Hyper Care

I Hyper Care ugen er robotten i produktion. Vi følger processen tæt, og sørger for, at robotten gør de ting, den bliver bedt om. I denne uge vil vi løbende være i kontakt, for at se, om alt er, som det skal være.

Go-live

Såfremt Hyper Care perioden er forløbet som ønsket, afslutter vi projektet og går live. Det vil sige, at der ikke vil blive udviklet mere på processen for nu. Der vil dog altid kunne forekomme rettelser eller udvidelser af processen, hvis dette ønskes. 

Vi afslutter forløbet, såfremt alt er, som det skal være, og vi sætter processen live.

Hvis du ønsker at vide mere omkring automatisering af forretningsprocesser med robotter, kan du læse med på disse blogindlæg: Robotterne har været her længe - men anvender du dem optimalt i din virksomhed? samt: Få succes med din RPA-investering

Har du lyst til at høre mere om mulighederne for at få nye hjælpsomme kollegaer, der kan arbejde i døgndrift og ikke forstyrrer dig i frokostpausen, så kontakt os endelig på mail kontakt.dk@soprasteria.com eller på +45 44 50 60 00

 

Andre relevante artikler om automation og RPA

Få succes med din RPA-investering
Robotterne har været her længe – men anvender du dem optimalt i din virksomhed?
Frigiv ressourcer med Process Mining

Search

automation

Lignende indhold