Vi lever i en tid med forandringer hele tiden – store som små – hvad enten det er i privaten hvor NemId skal erstattes af MitID eller vi skal sortere vores affald som aldrig før. På arbejdspladsen hvor vi får vi et nyt HR-system , ny app til bestilling af frokost eller en organisationsændring, der pludselig betyder nye kolleger eller ændret ansvarsområde.
”Forandring fryder” er der et ordsprog der hedder… men kan der være for mange forandringer og hvad skal vi I projekter være opmærksom på for at lykkedes? I denne blog dykker vi ned i essensen af hvad en forandring er, hvorfor giver værdi at forholde sig til i projekter der alle i større eller mindre grad altid skaber en forandring.
Når vi som mennesker ”rammes” af en forandring betyder det, om vi vil det eller ej, at vores hjerne skal tilegne sig ny viden og vi dermed, i en kortere eller længere periode, vil bruge flere ressourcer på at udføre det nye. For at få forståelse for, hvad der sker i hjernen, zoomer jeg lidt ind på det psykogen Daniel Kahnemans* "System 1" til "System 2".
*Kilde: Daniel Kahneman: At tænke - hurtigt og langsomt
System 1 - er det vi gør helt automatisk og ubevidst, fordi vi har gjort det så mange gange – og det er primært også her vores intuition og følelser spiller ind. Hjernen har på baggrund af erfaringerne dannet et system/mønster og dermed sparer vi ressourcer når udfører handlingen. System 1 bliver derfor også betegnet som den hurtige del af vores hjerne.
System 2 - kommer i spil når vi analyserer og det er også vores rationelle side af hjernen, som bruges når vi skal lære nyt. Denne del er den bevidste og lidt mere langsomme del af vores hjerne.
Måske du kender følelsen af at være træt i hovedet efter en række dage på kursus – det skyldes at system 2 har været på overarbejde. Det er også således, at der ikke skal mange forstyrrelser til for vores hjerne gerne vil slå over i System 1, hvor det hele kører lidt mere på autopilot når vi udfører velkendte handlinger.
Hvis vores hjerne har det rarest i system 1, men vi hele tiden er ”udsat” for forandringer, der kræver at system 2 kommer i spil for at lære ny adfærd – hvad skal der så til, før at vi frivilligt hopper ud i forandring og ikke bare bliver i den gamle vane eller mønster – altså det vi kører i system 1?
En ting kan selvfølgelig være, at det er praktisk umuligt at undgå forandringen. Det kan ex. være at det gamle HR-system lukker ned og der kun er det nye tilbage. Det der mange gange er tilfældet med IT-projekter er, at der er en overgangsperiode, hvori det gamle system stadig er tilgængeligt. Fx med NemID som stadig er tilgængeligt, selvom MitID allerede sat i søen.
I denne situation er vi ude i, at det for den enkelte bruger skal give mening at ændre sin adfærd – fordi i en periode vil det ”koste” på system 2 indtil det er blevet en vane at system 1 tager over.
Sæt Change Management på dagsorden i projekter for at lykkes med at skabe forandringen!
I mange projekter lukkes der ikke ned for det gamle system/proces, før det nye skal tages i brug - dette er den såkaldte ”overgangsperiode”. Her er det godt at vide at vi som mennesker ikke, pr. definition, tager en ny løsning i brug og slet ikke, hvis den gamle stadig fungerer, da det basalt set koster mere mental energi at bruge system 2 end system 1.
Om der er en overgangsperiode eller ej skal der tænkes i motivation for at skabe forandringen og ”Change Management”. At lykkedes med skabe en forandring (Change) får en målgruppe til at gøre noget andet end de plejer, handler i bund og grund om at være klar i kommunikation af hvorfor forandringen (Why), hvad det går ud på (What), samt hvad sker hvis vi bliver i nuværende situation/adfærd (The Burning Platform – hvad er der på spil hvis vi ikke lykkedes med forandringen).
8 tjekspørgsmål og lidt fif – der kan hjælpe dig på vej til at lykkedes med at forandringen og ”Change Management”
- Har du overblik over hvordan hverdagen er i dag (AS-IS) for målgruppen dit projekt påvirker?
- Hvor meget ændrer dit projekt ved AS-IS. Vurdér hvor stor en ”Impact” din forandring gør?
- Har du defineret “What and Why” for dit projekt samt, hvad er på spil – ”The Burning Platform” ?
- Hvilken kultur og mennesker er der i den organisation du skal skabe en forandring – hvad motiveres de af og hvad driver dem?
- Har du dannet dig overblik over stakeholderne - deres indflydelse og interesse i dit projekt/forandringen?
- Har du overblik over porteføljen af projekter/ forandringer og hvad der ”rammer” samme målgruppe som du gør?
- Din forandring kan godt være vurderet som ”lille” men, hvis det er i kombination med en række andre forandringer, kan samlet blive for meget og du vil med stor sandsynlighed ikke lykkedes. - Har du en kommunikationsstrategi – og plan der tager højde hvor din stakeholder analyse, kultur, indsigten i forandringens størrelse (Impact)?
Fif: Husk at målrette kommunikationen så den bliver relevant og nærværende og støtter op om ”What, Why, When” - Har du sikret, at du kan måle på om du lykkedes med din forandring? - Fif: Husk at tænke i mål, ex. på din kommunikationsstrategi, følg op og tilpas om nødvendigt.
Står du eller din virksomhed overfor at skulle starte et projekt, måske er I midt i et allerede, men ikke fået tænkt i Change Management? Fortvivl ikke - vi står klar til at hjælpe dig med sparring og vurdering af forandringen, herunder anvendelse af ”Change Management” værktøjer.
Kontakt os
Læs flere artikler fra Signe Rohde Jensen om: