Implementering er vigtig – uden en implementering samt overvejelse omkring hvilken forandring du skal skabe for at lykkes - vil de ønskede resultater ikke opnås. Det har du måske hørt før?
Uanset om det er
udvikling af et nyt system, en ændring af en arbejdsproces eller lancering af et produkt, skal du som implementeringsansvarlig fra start gøre dig overvejelser omkring, hvordan du vil lykkes med implementeringen og hvem der skal hjælpe
dig med at sikre forandringen - også efter projektet er lukket ned. Det kan virke uoverskueligt at tænke på tidligt i et projekt, så derfor får du her inspiration til en række overvejelser, så du kommer godt
fra start.
Hvilke overvejelser skal du gøre dig og hvornår?
"Ikke to implementeringer er ens – de afhænger naturligt af, hvor store forandringer de medfører. En implementering af et projekt har en løsningsmæssig side – men også en menneskelig side. Begge disse elementer
skal følges, hvis du vil opnå et succesfuldt resultat. Derfor bør implementering og den forandring, den skaber, tænkes ind tidligt i projektet og ikke først lige inden en lancering.
Ved at gøre dette har du bedre forudsætninger for at lykkes samt den nødvendige indsigt i, hvor stor en opgave der ligger foran dig og resten af virksomheden, når projektet er afsluttet. Det kan være svært at vurdere
omfanget af en forandring, især når du ikke er fagekspert inden for processen, produktet eller det system, der skal implementeres. Allier dig derfor med de rette videnspersoner – dem, der kan give dig indsigt i virksomhedens nuværende
situation (også kaldet AS-IS) og hjælpe dig med indsigt i den fremtidige situation (TO-BE).
Kilde: Inspiration fra Prosci®
Ved at kortlægge AS-IS og TO-BE vil det blive tydeligt for dig, hvilken forandring der er tale om; er der nye afdelinger involveret, ændrede snitflader, nye systemer mm. Her tænkes løsning sammen med den menneskelige side præcis,
som Prosci også anbefaler det. Implementeringen er blot en del af overgangen til at nå den ønskede fremtidige situation og udbytte. Så snart der er tale om en forandring i dagligdagen, vil det tage tid at indfri, hvilket sjældent
sker i projektets levetid. Implementeringen kan ikke alene drive forandringen – men er væsentlig for at projektet kommer godt fra start. Det, du derfor skal sikre, er, at du har klædt de ansvarlige på, til at drive forandringen
efter projektet er lukket ned. For at kunne vurdere hvilken implementerings- og forandringsopgave der kigges ind i, skal du have mest mulig viden. Nedenstående spørgeguide kan hjælpe dig til at få talt ind i netop dette og
få synliggjort målgrupperne, der indgår i implementeringen.
Spørgeguide:
- Hvem er i målgruppen/målgrupperne
- Betyder implementeringen af projektet at medarbejdere/kunder/brugere skal gøre noget anderledes?
- Hvis ja, få dannet dig et billede af hvordan deres hverdag forandres og hvor store forandringer, der er tale om
(kortlæg AS-IS og TO-BE processen med alle aktører) - Har målgruppen/målgrupperne allerede viden om projektet, eller vil det være dig, der fortæller om det første gang?
- Kan målgruppen/målgrupperne se idéen med projektet (har de købt ind på det?)
Implementeringsindsats – Matrix som værktøj til vurdering
Den indsigt, du har fået ved at interviewe projektdeltagerne og øvrige videnspersoner, kan du efterfølgende anvende i nedenstående matrix. Matrix er tænkt som et dialogværktøj, og du kan med fordel placere
målgrupperne i de fire felter i samarbejde med projektdetaljerne. Brug det som pejlemærke for din implementeringsindsats til de enkelte målgruppe.
Placeringen af de enkelte målgrupper er afhængig af, hvordan de påvirkes, og hvor meget viden de i forvejen har om projektet. Eksempelvis vil en målgruppe placeret i øverste venstre kvadrat og ”Large” betyder,
at her skal implementeringsindsatsen være størst. Her har målgruppen lille viden om projektet – men det vil have en stor påvirkning på deres hverdag. Et eksempel kan være en ny digital løsning, som
skal være målgruppens nye løsning til håndtering af kundesager.
Her vil jeg anbefale, at en implementeringsindsats indeholder både:
- Hvorfor den nye løsning
- Hvad den går ud på
- Hvordan den skal bruges
Dette vil være implementeringsmateriale såsom nyhed fra nærmeste leder, e-learning, guides/video samt en FAQ. Materialet vil gå i detaljen og være meget lavpraktisk.
I kvadranten i modsatte hjørne, angivet med
XS, vil en orientering via fx en nyhed fra projektet være rigeligt. Her har projektet lille påvirkning på målgruppens hverdag, og de har allerede viden om løsningen/projektet. Her vil du som oftest have at gøre
med en målgruppe, der består af ledelse eller styregruppen.
Afprøv dit implementeringsmateriale
En pilotfase eller pilotforløb er en kendt metode til at afprøve et produkts eller et systems performance i en mindre målgruppe og i et kortere forløb inden en bred lancering. Her vil jeg igen anbefale at tænke løsning
og menneske sammen og derfor teste implementeringsmaterialet. Giver den indsats, du har tænkt dig at gøre overfor målgrupperne mening for dem, eller er der elementer/budskaber, du har overset? Afprøv materialet og få
feedback, således du kan justere det, inden projektet implementeres bredt.
Det skal være nemt at give feedback på implementeringsmaterialet, og hvis der i forvejen afholdes statusmøder i pilotfasen, så hav det med
som et punkt på agendaen. Alternativt kan du gøre det mere struktureret via telefoninterviews - eller spørgeskema. Det afhænger af, hvor stor din pilotgruppe er.
Har du lyst til at høre mere om implementering og har behov for råd og vejledning til netop dette – så kontakt os på E-mail: signe.rohde@soprasteria.com eller på telefonnummer: +45 30 61 42 89
Kontakt os
Læs flere relevante artikler om IT arkitektur og integration
Intelligent Workload Distribution Dansk NGO samler data med TIBCO Cloud Integration Connect
Få succes med API Management