Hvis man ikke er bekendt med "Pareto-princippet", så kan det eksempelvis beskrive, at 20% af en virksomheds kunder står for 80% af omsætningen, eller at 20% af en persons indsats står for 80% af resultatet. "Pareto-princippet" har også fundet anvendelse i andre sammenhænge, fx inden for kvalitetsstyring, hvor man anvender princippet til at identificere de vigtigste områder, der bør prioriteres for at opnå en høj kvalitet.
Nå, men hvis Pareto fordelingen (80/20) holder hele vejen, altså modellen om at vi bruger 80% af vores tid for 20% udbytte og de sidste 20% af tiden giver de resterende 80%. Så gælder det om at få uddelegeret nogle af de 80%, der ikke giver ret meget. Måske kan man implementere en robot til at gøre noget af arbejdet.
Vi bruger formentlig 43% af vores tid på samlet set 1% i udbytte. Kan vi afhænde nogle af de opgaver, der falder her, så har vi mere tid, som vi enten kan bruge på at være mindre stressede eller måske anvende tiden til at øge udbyttet.
Ganske givet er nogle af disse opgaver: møder, fejlrettelser, udbedring af ulykker, forberedelser, afventning af svar, rykke for svar, udfyldelse af påkrævede data, så man f.eks. overholder lovgivningen, eller manuelt at flytte data fra et system til et andet.
Det er klart, at det ikke er alle disse, der kan automatiseres, men nogle af dem, f.eks. fejlrettelser kan måske elimineres. Laver man f.eks. en tastefejl i noget input data, så skal dette først udlignes for derefter at blive sat korrekt ind igen.
Det er menneskeligt at fejle
Fejl og modgang er dobbelt så dyrt - psykologisk set - som sejr og medgang (Kahneman og Tversky "Loss aversion" https://en.wikipedia.org/wiki/Loss_aversion). Derfor kan der være flere grunde til at man ønsker at fjerne så mange fejl, som muligt.
Et af de steder, hvor robotter har en fordel over mennesker, er udførelsen af ensidigt, gentaget arbejde. Den digitale pendant til dette er som regel større mængder af data, der skal håndteres efter mere eller mindre simple regler, men hvor man ikke skal forholde sig til arbejdet eller alt indholdet. Robotic Process Automation (RPA) kan hyppigt udføre sådanne opgaver konsistent, hurtigere og med færre fejl - og så holder robotter sjældent ferie.
Det betyder, at samarbejdet mellem den ansatte og robotten giver en bedre og hurtigere behandling af data. Hvilket betyder, at den ansatte får mere tid til andre opgaver, samtidig med at have afsluttet nogle af dagens opgaver - hvilket også er en god psykologisk faktor.
Robotten skal arbejde sammen med de ansatte - ikke overtage deres job. Det er de færreste stillinger, der 100% kan automatiseres. Desuden skal man holde øje med, at robotten ikke dør eller bliver slukket eller på anden vis fejler.
Lidt ligesom kagemix, så kan robotten ikke stå helt på egne ben, men den kan gøre nogle specifikke opgaver nemmere og give et mere ensartet slutprodukt.
Hvilke opgaver kan så automatiseres?
Selv om det ikke er alt, der kan automatiseres, så er der forbavsende mange ting, der kan. Her er nogle eksempler.
- Dataudfyldning fra et system til et andet - f.eks. fra fakturaer til regneark, eller regneark til bogføringssystemer.
- E-mail håndtering - det kunne være at downloade attachments og lægge dem i en bestemt mappe - vi antager naturligvis her, at de attachments ikke indeholder virus. E-mail håndtering kan også bindes sammen med ordrebehandling eller kundeservice besvarelse af ofte stillede spørgsmål.
- Rutinemæssige regnskabs- og økonomiopgaver - samle timesedler sammen for ansatte, sende rykkere ud til dem, der ikke har afleveret deres timesedler. Tælle feriedage sammen, sammentælle overarbejdstimer, aften-, nat-, weekend- og søgnehelligdagstillæg, afspadsering. Bogføring og udbetaling af udlæg
- Automatisering af arbejdsgange i forskellige afdelinger: HR-afdelingen, f.eks. onboarding. IT-afdelingen tilføj/fjern rettigheder, hold styr på licensforbrug, GDPR-kontrol, fejlfinding eller overvågning af processer - her vil vi dog anbefale et dedikeret system, som f.eks. Dynatrace, der selv anvender automatisering.
- Indsamling af relevant data fra forskellige systemer. F.eks. Familieretshusets navneundersøger, der bl.a. søger i udenlandske databaser for anerkendte navne.
Hvordan man finder sine egne automatiserbare opgaver
Nogle gange er problemet, at man selv sidder så dybt i sine vaner, at man enten ikke ser opgaven, eller at man ikke ser muligheden for at opgaven kan automatiseres. Andre gange ved den, der udfører en automatiserbar opgave, måske ikke hvad der rent faktisk er muligt at automatisere.
Man kommer længst med empati og indsigt. Disse kan opnås på forskellig vis.
Dataanalyse
Hvis der er store datamængder til rådighed, hvor man gennem dataanalyse kan se, hvilke kategorier af opgaver, der udføres, så kan man muligvis identificere nogle interessante kandidater til automatisering - eller i det mindste til Process Mining, hvor man kan forsøge at optimere håndteringen af en eller flere processer i arbejdsgangene.
Interview
Når vi lytter til en beskrivelse af en proces, så har vi en anden kontekst at behandle de informationer i. Vi ser måske potentiale i noget, der ikke umiddelbart opfattes som automatiserbart - men vi sikrer os samtidigt, at vi ikke ser alle opgaver som søm for vores hammer.
"Gemba Walk" er en metode, hvormed man kan sætte sig i en andens sted og se hvilke af opgaverne, der har potentiale for automatisering. Den amerikanske talemåde: "Before you judge a man, walk a mile in his shoes". Passer fint ind her.
Er det de rette opgaver at automatisere?
Anvender man Eisenhower matricen på opgaverne får man dem delt op i, om de er vigtige eller ej, om de haster eller ej. De opgaver, der hverken er vigtige eller haster bør ikke udføres - og man bør heller ikke automatisere dem.
There is nothing quite so useless, as doing with great efficiency, something that should not be done at all. Peter Drucker
Ting, der kun sker en enkelt gang om året kan man vurdere, om det skyldes at det er besværligt, og om man ville have en fordel af hyppigere eksekveringer. Hvis ikke, så er det en dyr automatisering, men måske prisen værd. En alternativ Eisenhower matrice med hyppighed x tidsforbrug kan give mening.
Budget forecasts iberegnet nogle stærkt varierende faktorer, som f.eks. benzinpriser i 2022, kan give et bedre bud med hyppigere kalibreringer, men måske hverken mere værdi ej heller en bedre oplevelse.
Data fra https://www.drivkraftdanmark.dk/priser/benzin/
Kontakt os nu og få afdækket dit RPA potentiale med en gratis foranalyse.
Gratis Foranalyse