Hvad er et workflow?

I hjertet af enhver virksomhed er arbejdsgange. Uanset om du identificerer, overvåger og administrerer dem eller ej, så er de med til at drive virksomhed fremad. Forståelse af arbejdsgange og workflowstyring kan hjælpe dig med at sikre din organisations succes.

On-boarding af en medarbejder i en organisation er, et godt eksempel på, det man vil kalde et workflow. En on-boarding gennemgår altid en serie af processer og følger altid det samme række gentagelige mønstrer og sekvenser. Eksempelvis kan det starte med at sende en kontrakt til den nye medarbejder og HR. Disse udfyldes med relevante oplysninger om medarbejderen og dennes ansættelse. Disse oplysninger behandles derefter af menneskelige ressourcer. Når de er klar, kan andre teams følge op, såsom juridisk  og IT.

Arbejdsgange eller Workflows kan ofte forenkles og forbedres ved hjælp af software. Især Automation og RPA er særdeles nyttig til implementering af gentagne processer og regler.


 

Problemer som digitalisering af workflows kan løse

  • Øgede krav og forventninger fra kunder og samarbejdspartnere
  • Systemer, der ikke taler sammen 
  • Tunge manuelle processer
  • Viden er kun forankret hos enkelte medarbejdere
  • Ændringer i lovgivning
  • Manglende oprydning i filer, systemer, data mv.
  • Trivielt arbejde kan gøre det svært at rekruttere


Gevinster man kan opnå med digitalisering af workflows

Ved at digitalisere workflows i din forretning og ved brug af en af de mange platforme der udbydes til formålet, vil du kunne opnå en lang række fordele både på kort og længere sigt. Du eliminerer de manuelle papirbårne processer og alle de negative effekter sådanne processer har og du maksimerer effektiviteten og opnår samtidig fuld transparens og databaseret indsigt i din forretning

Gevinster for kundeoplevelsen

24/7 service fordi automatiserede processer hverken sover eller spiser.
Hurtigere service fordi automatisereede processer er hurtigere end mennesker og skaber ikke flaskehalse.
Fejlreduktion fordi automatiserede processer ikke laver fejl.
Bedre service fordi medarbejderne kan fokusere på de menneskelige opgaver, der kræver dømmekraft, empati og social interaktion fremfor at klikke rundt i systemerne.

Gevinster for driften:

Tidsbesparelse fordi automatiseringer kan udføre forretningsprocesser i stedet for mennesker.
Forbedret sikkerhed og compliance da adgang til data er kontrolleret og dokumenteret.
Forbedret rapportering og data som kan bruges til at forbedre og re-designe processer.
Gladere medarbejdere fordi de gentagende kedelige opgaver bliver udført automatisk.

Strategiske fordele

Tænk og handl hurtigt fordi du forholdsvist hurtigt kan udvikle ny funktionalitet.
En mere fleksibel arbejdsstyrke fordi automatiserede processer kan løse opgaver fra flere fagområder og skal ikke på ferie.
Højt skalérbare løsninger fordi ændringer i volumen ikke kræver at HR skal indblandes til ansættelser eller afskedigelser ved akut behov.
Alternativ til off-shoring  data og viden forbliver inden for landets grænser.

Et godt og integreret workflow kan forebygge diverse flaskehalse og udnytte produktionskapaciteten mere effektivt. Forbedring af workflows og ved at automatisere processer er den bedste måde at forbedre virksomhedens effektivitet og reducere omkostningerne og antallet af personer, som er involveret i disse processer. Hver gang nogen har et kontaktpunkt i en proces eller en produktudvikling, kan det koste tid og penge – Workflow Management frigør medarbejderne fra fejlbehæftede, tidskrævende og tunge manuelle rutineopgaver.

Hvordan du kommer i gang og hvordan vi kan hjælpe

Vi har mange års erfaring med digitalisering og automatisering af workflows og kan derfor hjælpe jer med alt lige fra valg af en platform der passer til jeres organisation og økonomi, til digitalisering og automatisering af workflows. Nedenstående er eksempler på ydelser vi kan tilbyde på workflowområdet.

  • Identificering og prioritering af de rigtige workflow kandidater 
  • Proceskortlægning
  • Opbygning af en business case og roadmap
  • Udarbejdelse af modenhedsanalyse
  • Projektledelse, forandringsledelse og forretningsanalyse
  • Udvikling, arkitektur og test
  • Oplæring af interne ressourcer
  • Opbygning af et Center of Excellence, herunder etablering af styringen af driften, håndtering af change requests mv. 

Vi arbejder med denne driftsmodel for automatisering, så vi har det fulde perspektiv med når vi hjælper vores kunder.

Vores syn på vejen til en vellykket digital transformation

Discover:
Et Discover-forløb på typisk 2 uger er en god start, der kan give dig et billede af, hvilke udfordringer du kan løse. Her får du lavet et beslutningsgrundlag og en konkret anbefaling til det videre forløb.

Accelerate:
En naturlig forlængelse er et Accelerate-forløb, hvor du får produktionssat en eller flere pilotprojekter i løbet af typisk 1-2 måneder.

Develop:
I Develop-fasen udvikles kontinuerligt løsninger, hvor det anbefales at gennemføre nye Discover-projekter løbende for at opretholde flowet af problemer, som løses.

 

Kundecase

Sampension Logo

Sampension har ca. 280.000 kunder og administrerer pensionsordninger for funktionærer i centraladministrationen og i kommunerne. Sampensions strategi er at levere effektiv administration af pensionsfonde og investeringsporteføljer til lave administrations-omkostninger. 

De mange administrative flaskehalse og tunge manuelle arbejdsprocesser er med årene kommet til at udgøre en trussel mod Sampensions strategi og kerneforretning. Som et naturligt følge heraf har Sampension besluttet at digitalisere alle pensionskassens kerneforretningsprocesser på en pragmatisk måde. Sammen har Sampension og Sopra Steria bestræbt sig på at leverer løsninger, som integrerer de mange forskelligartede  IT-systemer for at levere en perfekt brugeroplevelse for kunder, medarbejdere og ledelse.

  • Nemmere sagsstyring og bedre service for Sampensions 280.000 kunder
  • Ambitiøs BPM og IT-transformationsprojekt, der har resulteret i en fremtidssikker platform
  • Digitaliserede processer, der nedsætter fejl og forbedrer den generelle kvalitet

Læs hele artiklen om hvordan Sampension blev den digitaliserede pensionskasse.

Læs Kundecasen

Har du lyst til at høre mere om Workflow eller søger sparring til hvordan det kan tænkes ind i jeres virksomhed, så kontakt os på +45 20 62 42 39 eller på mail henrik.hajslund@soprasteria.dk

Vores ekspertise

Sopra Steria tilbyder en bred vifte af tjenester inden for en række områder. Gør dine udfordringer til muligheder, gerne med os og vores eksperter, der er opdateret på discipliner og teknologitrends.

Automation & RPA System Development HoloLens & Mixed Reality

Offentlig Sektor Forsvar & Beredskab Finans, Bank & Forsikring

Udvalgte kunde referencer

Læs mere om de spændende projekter vi har løftet sammen med vores kunder

Udvikling og implementering af ABAservice app

Øget overblik og oppetid hos Hovedstadens Beredskab

Thorshavn Kommune: Visualisering af byggeprojekt med Mixed Reality

Procesautomatisering hos Hovedstadens Beredskab

 

Trade Point: Minimerer antallet af systemer og omkostninger med Microsoft Dynamics 365

Sampension: Den digitaliserede pensionskasse

NordGen: Nordens fremtidige spisekammer sikres

Trackunit: Global kundehåndtering i skyen