KISS – ”Keep it simple, Stupid” er et princip, som i 1960 blev introduceret i U:S Navy, og som siger, at de fleste systemer fungerer bedst, hvis man holder dem simple frem for komplekse. KISS er også et begreb, som ofte anvendes i forbindelse med implementering af Project Portfolio Management (PPM) systemer. Trods hyppigt brug af det mundspidsende akronym er det næsten mere reglen end undtagelsen, at PPM implementeringerne ender uden indfrielse af de forventede gevinster.
Sidste vinter gennemførte Sopra Steria en undersøgelse om PPM systemer blandt 88 virksomheder og den viste, at kun 42% mener, at deres PPM system skaber værdi. Tallene viser desværre, at mange har brugt penge og tid på systemer, som ikke lever op til deres forventninger. Næsten endnu værre er det, at PPM systemet i mange tilfælde ses som en byrde frem for den hjælp, effektivisering og automatisering man havde forventet.
Årsagerne til den relativt høje andel af mindre succesfulde PPM implementeringer kan være mange. Med mere end 15 års erfaring og mindst lige så mange forskellige projekt- og porteføljestyringssystemer, samt en lang række implementeringer i bagagen, har jeg nogle råd til, hvordan man kan øge sandsynligheden for at blive en PPM-succes.
Rådet er SIMPELT!
Skalerbart
PPM systemet skal implementeres, så anvendelsen kan skaleres til både store og små projekter. Alt for mange har kun fokus på én type projekter, hvorfor de andre projekter har svært ved at få systemunderstøttelsen til at passe til deres arbejdsgange. For at løse dette, er det ikke nok blot at håndtere flere typer af projektmodeller. Skaleringen gælder også for, hvorledes projekterne skal bruge planlægning, økonomi og risikofunktionalitet mv.
Integreret
Intet er mindre værdiskabende end manuel kopiering af data fra ét system til et andet, og det er decideret demotiverende at bruge tid på værdifulde manuelle processer, hvis du i forvejen har travlt med andre ting. Når PPM implementeres, bør du undersøge, hvorvidt de data, som skal anvendes i systemet, allerede findes i andre systemer. I så fald bør du gøre, hvad du kan for at skabe en integration og dermed automatisere dataoverførslen.
Modenhed
At systemunderstøtte projektprocesser kræver modenhed og nogle PPM systemer stiller større krav til modenhed end andre. Da en succesfuld PPM implementering er afhængig af et modenhedsmatch mellem organisation og system, er det vigtigt, at man i løsningsvalget vurderer egen projektmodenhed og holder den op mod det modenhedsniveau, som den enkelte PPM løsning kræver.
Procesunderstøttende
Hvis et PPM system skal blive en succes, skal det understøtte arbejdesgange og processer. Det nytter ikke, at PPM systemet lever sit eget isolerede liv dekoblet fra alt andet. Det er derfor nødvendigt, at du i forbindelse med implementeringen kender til eller skaber de processer, hvori systemet skal indgå.
Ekstra/Evolutionistisk
Gevinsten ved en PPM implementering opnås, hvis løsningen enten giver brugeren en helt ny funktionalitet, som gør hverdagen lettere, eller at PPM systemet understøtter en videreudvikling. Hvis et nyt PPM system blot giver det samme på en ny måde, bliver det (med rette) ofte opfattet af brugeren som en unødig belastning. Man skal derfor altid kunne artikulere brugerenes værdi ved implementeringen af en PPM løsning.
Levende
Det er meget få virksomheder, der har så fastdefinerede processer, og samtidig har nået det maksimale modenhedsniveau, at en PPM implementering fra start kan mejsles i sten. Projektprocesser ændrer sig over tid og i disse agile tider, sker udviklingen endnu hurtigere end tidligere. Det stiller krav til tilpasning, hvorfor du skal tænke dit system, som en levende og evigt udviklende organisme. Undlad derfor at tage valg, som låser mulighederne for fremadrettet udvikling.
Tilstrækkeligt
Uagtet om et PPM system er let eller svært at anvende, vil implementeringen altid være en forandring for brugerne. Da brugerne ofte er personer, som i forvejen har en travl hverdag, kan et nyt system med tilhørende nye eller anderledes opgaver, virke som en øget belastning i en i forvejen hårdt presset hverdag. Undlad derfor at implementere mere end nødvendigt. Prioritér hvilke funktionaliteter der skal indgå i løsningen og opdel eventuelt implementeringen i mindre releases over tid, således at brugerne kan nå at tilegne sig kompetent systembrug og blive fortrolige med løsningen inden næste release implementeres.
Står du foran en PPM-udfordring er de syv råd et godt udgangspunkt for at opnå succes. Selv den mest komplekse PPM løsning får værdi af at blive implementeret SIMPELT.