Der er mange forskellige holdninger til, hvordan man skal håndtere sine stakeholdere, og i en projektverden udskiftes de hyppigere end i selve forretningen. Men der er stor enighed om, at nogle stakeholdere er vigtigere end andre, og de kan have afgørende indflydelse på, om dine leverancer modtages positivt eller negativt. Derfor er det vigtigt at kende sine stakeholdere.
Du kender sikkert de store Excel ark fyldt med data om projekt-stakeholdere eller den klassiske 4×4 matrixmodel over projekter med to dimensioner; indflydelse versus interesse. Det er subjektivt, hvor stakeholdere lægges ind, og hvor du mener, de skal ligge. Og nogle bygger videre på modellerne med pile, alt efter hvor de mener, de kan flytte stakeholderne hen.
En stakeholder oversigt dannes oftest ved projektets opstart eller op til et styregruppemøde for at vise, at du har styr på dine stakeholdere. Men opnår du egentlig det, du ønsker, ved at notere dit analysearbejde i skemaer og Excel ark? Bliver dine stakeholdere nemmere at arbejde med? Kan tiden bruges bedre, og vælger du at arbejde proaktivt eller reagerer du reaktivt på de ting, der opstår undervejs i projektets leverancer? Forudsigelighed giver som oftest det bedste resultat. Der kan gå meget arbejde med gætterier, når man udfylder skemaer, for hvor godt kender du dine stakeholdere i forhold til den projektleverance, du skal levere til organisationen?
Fokus på det vigtige
Det er ikke et objektivt arbejde med stakeholdere; det handler meget mere om relationer og netværk med de personer, der berører dine projektleverancer. Hvis du ikke kender dine stakeholdere, kan du ikke være sikker på, om leverancerne bliver modtaget positivt eller negativt. Der kan måske være behov for en anden timing, der passer til de øvrige forhold i den organisation, du leverer til. Så for at være på forkant, skal du ud og drikke kaffe med dine stakeholdere, i stedet for at gætte på hvad de synes og mener – der skal skabes en dialog.
Efter en kop kaffe og en god snak er det nemt at komme retur til dit skema og lave en note om, hvornår du sidst har talt med dine stakeholdere, og hvad der betyder noget for dem. Det giver mening og samtidig et bedre resultat af indsatsen fordi, du er på forkant. Vi er som mennesker langt bedre til at huske komplekse informationer om vores kollegaer, chefer og medarbejdere end et Excel ark er. Så snart dine noter er skrevet ned i dit ark, mister din viden sin relevans og bliver statisk. Hold det i stedet enkelt og accepter, at menneskelige relationer og oplevelser ikke altid skal skrives ned i et ark.
Derfor er der 3½ ting du kan gøre anderledes eller gøre mere af:
1. Lav en liste over dine stakeholdere – om du gør det på post-its, i en notesbog eller i OneNote er helt op til dig. Skab dig et overblik og prioriter dem.
2. Bestem hvem der er ansvarlig for hvilke stakeholdere; hvem holder de forskellige personer/grupper i loopet, hvem inviterer til dialogmøder, sender statusrapporter, spiser frokost og mødes med dem over en kop kaffe.
3. Drik en ugentlig kop kaffe med dit team, hvor I prioriterer jeres stakeholdere. List det i den form, der passer for jer. Det bliver mere levende at tale om, og I husker langt bedre, hvad der er relevant for den nuværende kontekst.
31/2. Husk altid på de stakeholdere, der ikke støtter eller sympatiserer med jer. De glemmes og udskydes ofte, men de er mindst lige så vigtige – måske de vigtigste, da de kan give dig et syn på det, der ofte ikke fungerer. For der vil altid være noget, der ikke fungerer, og det kan give dig et nuanceret billede af situationen.
Men vigtigst af alt: Vent ikke med kaffemødet – kom i gang med det samme!