Hvad er digitalt samarbejde, og hvorfor bør virksomheder have fokus på netop dette? I en tid hvor teknologien udvikler sig på rekordtid, bliver effektivt samarbejde internt i virksomhederne vigtigere og vigtigere.
Samarbejde hvad-for-noget?
Hvis du siger, du arbejder med digitalt samarbejde, får du højst sandsynligt et spørgende blik retur. Samtidig dukker samarbejde konstant op, når vi taler digitalisering og hvordan man kan løse centrale samfundsudfordringer i fremtiden.
Digitalt samarbejde er ikke meget anderledes en fysisk samarbejde, hvor man får værdi ved at arbejde sammen på tværs hen imod et fælles mål. Her tilføjer man blot effektive digitale værktøjer for at nå målene. Det kan være internt i en virksomhed gennem sociale platforme og arbejdsområder til dokumenter eller eksternt i form af dataudveksling og fælles komponenter i det offentlige.
Tre årsager til at gå i gang med digitalt samarbejde
Der findes forskellige grunde til at indføre digitale samarbejdsværktøjer i en virksomhed. Det kan være i forbindelse med udskiftning af gamle systemer eller brugernes og virksomhedens krav til mere struktureret samarbejde i grupper og på tværs af virksomheden. Der er en stigende forventning fra medarbejderne om effektive digitale samarbejdsværktøjer, hvor det er nemt at kommunikere, hvor informationen er tilgængelig, og hvor man hurtigt får svar på det, man undrer sig over.
Derudover findes der andre gode argumenter for, hvorfor det kan betale sig at fremme digitalt samarbejde i en virksomhed – og hvorfor det kan være dyrt at lade være:
1. Samarbejde giver kontrol over mængden af information
Vi producerer mere og mere information, og eftersom mængden af data vokser, bliver det sværere at finde det, man leder efter. Veritas’ «Data Genomics Index» fra 2016, som undersøger mængden af information hos de 500 største virksomheder i USA, viser, at virksomhederne øger deres mængde af data med i gennemsnit 39 procent hvert år. En stor del af oplysningerne er ikke aktivt i brug, og 41 procent af virksomhedernes samlede mængde data er ifølge undersøgelsen ikke blevet redigeret de sidste tre år (Veritas 2016).
Ved hjælp af digitale samarbejdsværktøjer, der blandt andet håndterer information, kan det være lettere for slutbrugerne at få et hurtigt overblik over, hvad der findes. For eksempel kan det med en god kategorisering og søgeprocedure i dokumentbiblioteker være lettere for en ny medarbejder at finde den seneste version af et relevant dokument i sammenligning med at søge i dybe mappestrukturer på et fællesområde.
2. Samarbejde nedbryder siloer
Samarbejde på tværs af en virksomhed kan åbne organisatoriske barrierer, såkaldte «siloer», hvor det i udgangspunktet ikke er udbredt med vidensdeling uden for egen enhed.
Digitale samarbejdsværktøjer i form af interne sociale medier til hurtig informationsudveksling på tværs af virksomheden, kan være et effektivt redskab til at nedbryde siloer og skabe en samarbejdskultur, der hvor det er relevant. Værktøjerne kan hjælpe med at forstærke delingskulturen i en virksomhed ved at skabe en arena, hvor man kan stille spørgsmål eller dele emner og overvejelser fra egen arbejdsdag. Ved at lette dagligdags kommunikationen bliver det nemmere at få et overblik over aktiviteter og fagpersoner i virksomheden. Hvis en ny medarbejder har brug for svar på et spørgsmål, før hun har fået et overblik over, hvem der gør hvad, kan hun hurtigt få svar ved at stille spørgsmål gennem denne type værktøj.
3. Samarbejde gør at du følger med
Der skrives meget om, at vi lever i en tid med en hurtig teknologisk udvikling. Vi læser om den fjerde industrielle revolution, og det forudsiges, at måden vi arbejder på, og hvilke processer vi arbejder med, vil ændre sig i takt med udviklingen.
Skal man følge med en skiftende hverdag, hvor tingene sker hurtigt, bliver det vigtigere og vigtigere, at man formår at håndtere ressourcerne i egen virksomhed og fremme vidensdeling på tværs. Den information medarbejderne skaber, mens de arbejder i virksomheden, og den viden medarbejderne besidder, er en central del af de samlede ressourcer, en virksomhed har. Hvis der ikke findes gode samarbejdsværktøjer til håndtering af information eller kommunikation på tværs af enheder, vil virksomheden ikke drage nytte af denne viden i det omfang, det er muligt. Det kan hurtigt blive dyrt.
Hvis du ender med at lave dobbeltarbejde, bruge unødvendig tid på at søge information og have medarbejdere der ikke kender til hinandens kompetencer, risikerer du at blive overhalet af virksomheder med bedre kontrol af information og samarbejde inden for egne rækker.
Digitalt samarbejde er ikke svaret på alt, men kan være et vigtigt redskab til at være godt rustet til fremtiden.