Statsbygg: Agil succes i Statsbygg

Statsbygg: Agil succes i Statsbygg

Sopra Steria hjælper Statsbygg med smidig overgang fra manuel til elektronisk dokumenthåndtering. Det giver virksomheden nye muligheder for samarbejde

 StatsbyggSAMMEN OM FREMTIDSRETTET LØSNING: Statsbygg og Sopra Steria gik sammen om et projekt som var så innovativt, at teknologien endnu ikke var officielt lanceret ,da løsningen blev vedtaget. Her ved underdirektør og projektleder Sissel Skogen i Statsbygg og leveranceansvarlig for Sopra Steria, Thomas Heiskel. Foto: Hanne Kristine Fjellheim/Sopra Steria

– Med Statsbyggportalen får Statsbygg et dokumenthåndteringssystem som intuitivt støtter sagsbehandlerne og bidrager til højere kvalitet i dokumenthåndteringen, siger underdirektør og projektleder Sissel Skogen i Statsbygg.

Projektet Skogen taler om kaldes internt for «Buddies»; byg, udvikling, drift, dokumenthåndtering, informationshåndtering og elektronisk samarbejde.

– På sigt vil processer kunne automatiseres og bidrage yderligere til øget kvalitet på vores leverancer, siger hun.  

«Leading edge»

Buddies-projektet blev etableret i 2010. Med 2,7 millioner kvadratmeter ejendom at holde styr på, havde Statsbygg behov for et nyt dokumenthåndteringssystem og en ny virksomhedsportal. I bunken af tilbud skilte Sopra Steria sig ud med en innovativ og fremtidsrettet løsning, som opfyldte de fleste af Statsbyggs krav.

– Det er et «leading edge»-projekt, siger leveranceansvarlig for Sopra Steria, Thomas Heiskel. – Det var så innovativt at teknologien vi præsenterede ikke var officielt lanceret på det tidspunktet. Vi fik tildelt kontrakten i juni baseret på en version af Microsofts interaktionssværktøj SharePoint, som skulle lanceres i maj samme år.

Sikkerhed og enkelhed var blandt de vigtigste krav fra Statsbygg. Det er krav som sammen ikke nødvendigvis passer som hånd i handske. Sikkerhed gør som kendt gerne ting mere kompliceret, mens enkelhed ofte går på bekostning af netop sikkerhed.

Svaret blev at skabe en virksomhedsportal baseret på EMCs dokumenthåndteringssystem Documentum og Microsofts interaktionssværktøj SharePoint. Disse platforme kombinerer det bedste fra to verdener.

StatsbyggIKON: Operaen er et af Statsbyggs prestigeprojekter. Foto: Scanpix

Mere end sagsbehandling

Ifølge Heiskel er Statsbyggportalen mere end et dokumenthåndteringssystem. Det er et system som bidrager til effektiv informationsflytning, genfinding og genbrug af information internt. Det giver også mulighed for elektronisk interaktion med virksomhedens eksterne samarbejdspartnere.

– En model for metadata er en del af kernen i systemet, som har bidraget til fælles brug af begreber og derigennem enklere genfinding på tværs af organisationen. Brug af metadata bidrager til, at informationen «kommer til dig» som bruger, i stedet for at du skal lede efter den. Metadata sættes både automatisk i forhold til hvilken kontekst man arbejder i, men kan i tillæg til det også sættes manuelt, fortæller han.

En anden vigtig del af løsningen er hvordan Statsbyggs kvalitetssystem er integreret.

– Kontrolledere processer tilgængeliggør skabeloner og vejledninger for brugerne og øger kvaliteten på dokumentationen og arbejdet, fordi brugeren altid har adgang til seneste version af vores kvalitetsdokumenter, siger Skogen.

Partnerskab

Projektet er nu i slutfasen. Mere end 150 ansatte har været involveret, i tillæg til 10-15 af Sopra Sterias konsulenter. Statsbygg- og Sopra Steria-ansatte har arbejdet tæt sammen og udviklet et godt partnerskab med fokus på fælles mål. Statsbyggportalen er indtil nu taget i brug af mere end 150 af de knap 860 Statsbygg-ansatte.

– De fleste viser stort engagement og kommer med forslag til forbedringer og alternative måder at gøre tingene på, men vi har fortsat mere at gøre for at styrke elektronisk interaktion med eksterne.  Mange af dem som har taget løsningen i brug, giver tilbagemeldinger om forbedringer i hverdagen, siger Sissel Skogen.

2014 bliver det store udrulningssår. I løbet af sommeren skal hovedkontoret over på løsningen, mens resten af koncernen følger efter i løbet af efteråret og næste år.

 

Fakta om Statsbyggportalen

  • Løser Statsbyggs behov for at gemme, genfinde og dele information på en sikker og enkel måde.
  • Dokumentation og dokumenthåndtering er en meget stor del af Statsbyggs virksomhed. Kontrol og fleksibilitet må gå hånd i hånd. Statsbygg er vant til at arbejde på filserver, og Statsbyggportalen erstatter denne.
  • To tunge standardsystemer, SharePoint og Documentum, ligger i bunden. SharePoint tilrettelægger for interaktion, mens Documentum er et system for dokumenthåndtering, som giver fuld kontrol og oversigt over et dokuments livscyklus. Det mangler imidlertid SharePoints fleksibilitet, og derfor blev de to systemer bragt sammen til én virksomhedsportal.
  • Systemet skal bruges af ca. 1000 ansatte og lige så mange eksterne. Der er lagt stor vægt på åbenhed i løsningen, samtidig med at man har tilrettelagt for, at man i enkelte tilfælde kan benytte en avanceret adgangsstyring.
  • Projektet har haft seks delleverancer og det meste af den planlagte funktionalitet er færdig, men tilpasning til den offentlige norske standard NOARK er blandt nogen af de elementer som er tilbage.
  • Projektet er teknologi- og designtungt, men handler mest af alt om organisationsudvikling. Et vigtigt mål har været at rive vægge mellem afdelinger og funktioner ned internt i Statsbygg, og skabe mere informationsdeling og øget samarbejde på tværs af hele organisationen. 

Fakta om Statsbygg

  • Statsbygg er en statslig forvaltningsvirksomhed, som ejer og driver statslige ejendomme i hele Norge samt en række norskejede eller -lejede ejendomme i udlandet, for eksempel ambassader og lignende.
  • Statsbygg er statens centrale rådgiver i bygge- og ejendomssager, bygherre, ejendomsforvalter og ejendomsudvikler. Virksomhedens opgave er at tilbyde gode og funktionelle lokaler til statslige virksomheder og at realisere vedtagne samfundspolitiske mål med hensyn til arkitektur, statslige planinteresser, kulturarv og miljø.
  • Statsbygg organiserer, planlægger og gennemfører på et givet tidspunkt omkring 160 større og mindre projekter. Årligt færdiggøres 20-30 større projekter.
  • Statsbygg har 860 ansatte fordelt på hovedkontoret i Oslo samt regionskontorer i Oslo, Porsgrunn, Bergen, Trondheim og Tromsø.

 

Pressekontakt

kbe_120x120Kristin Blix-Elton

Marketing- og Kommunikationsdirektør, Skandinavien
Tlf: +47 970 28 616
E-mail: kristin.blix-elton@soprasteria.com