3-minutters guide | Bliv en mester i LEAN og kontinuerlig forbedring

Den japanske forbedringsfilosofi Lean spredes med rekordfart. Nu har metoden fået et solidt fodfæste i en række forskellige brancher såsom bank- og finanssektoren, sundhedssektoren, medier, og ikke mindst den offentlige sektor.

Nøglen er, at Lean er universelt og leverer dokumenterede resultater. Men implementeringen er ikke noget man gør halvhjertet. Her kan du lære, hvordan du får succes med Lean.

To personer har en samtale ved en PC

FÅ MENNESKENE MED: Lean er meget mere end teknikker og værktøj til effektivisering. Det er menneskene i organisationen, som gør forandring mulig. 

Lean har rødder tilbage til Henry Fords samlebåndsproduktion. Lean-filosofien, som vi kender den i dag, blev udviklet af Toyota i 50'erne og 60'erne. De ønskede at opnå konkurrencemæssige fordele i forhold til de amerikanske bilproducenter, og Lean bidrog til at Toyota efterfølgende blev verdens mest profitable selskab i sin branche.

Rigtig ressourceudnyttelse

Organisationer har altid søgt at optimere deres værdiskabende aktiviteter. Alligevel viser undersøgelser, at 90 procent af tiden i en gennemsnitlig arbejdesproces ikke skaber værdi. Hovedformålet med Lean er at skabe mere af, hvad man ønsker med færre ressourcer og mindre indsats. Den definerer otte slags «sløseri» og fem centrale principper. Et sæt af gennemprøvede værktøjer og teknikker til rådighed for at fjerne unødvendigt arbejde, der ikke skaber værdi.

Det langsigtede mål er en kultur, hvor løbende forbedringer er central, og hvor alle medarbejdere tænker forbedring i deres hverdag.

Giver resultater

Organisationer som lykkes med Lean opnår opsigtsvækkende resultater som for eksempel:

  • Reduceret sasbehandlings- og leveringstid
  • Bedre ressourceudnyttelse og produktivitet
  • Øget kvalitet og reducerede omkostninger
  • Øget fleksibilitet og hurtigere responstid
  • Bedre kunde- og medarbejdertilfredshed

 

7 kritiske succesfaktorer

Sopra Sterias syv punkter for vellykket Lean-implementering:

  1. Identificer og forstå kundeværdi
  2. Forstå hvad du begiver dig ud på
  3. Forstå den nye lederrolle
  4. Involver og placer ansvar hos ansatte
  5. Kommuniker og informer
  6. Mål og dokumentér resultater
  7. Husk hvad Lean ikke er

Listen er baseret på vores brede erfaring med Lean-implementering til en bred vifte af organisationer. De kritiske succesfaktorer er alment gyldige og gælder uanset branche.

 

1. Identificer og forstå kundeværdi

Alle organisationer har kunder, som de leverer varer eller tjenester til. Et centralt element i Lean er fokus på at øge værdien af leverancerne til kunden. Et klart billede af, hvad din kunde har brug for, forventer og værdsætter vil derfor fungere som et kompas til at navigere efter ved implementeringen af Lean.

2. Forstå hvad du begiver dig ud på

Implementeringen af Lean giver større og større gevinste efterhånden som Lean-ekspertisen i organisationen stiger. Undervejs vil  der forekomme muligheder for hurtige gevinster, men varige forbedringer kommer ikke af sig selv. For at sikre øget kundeværdi gennem forbedringsarbejde over tid, må der skabes en kultur for løbende forbedringer. Lean er derfor ikke et projekt med en slutdato eller en quick-fix, men kræver engagement og langsigtet forpligtigelse fra hele organisationen.

3. Forstå den nye lederrolle

God forankring og forståelse er afgørende for at implementeringen bliver en succes. Medarbejderne skal ikke kun føle, at ledelsen støtter initiativet. Ledelsen skal gå foran og vise, gennem deres handlinger og væremåde at Lean er en langsigtet strategi. Både top- og mellemlederne er således nøgleressourcer i Lean og må have de forudsætninger og tillid til at tage dette ansvar. Lean indebærer også andre krav til ledelse. En Lean-leder skal være tæt på både Lean-arbejdet og de operationelle opgaver. Lean-leder vil have (større) fokus på at støtte medarbejderne i deres daglige opgaver og være opmærksom på ansvaret for at fremdyrke det bedste i medarbejderne.

4. Involver og ansvarliggør ansatte

Lean er meget mere end teknikker og værktøjer til effektivisering. Det er menneskerne i organisationen, der gør ændring mulig. Kompetente medarbejdere med ekspertise, nærhed til processerne og kontakt med kunderne har de bedste betingelser for at identificere muligheder for forbedringer til at gennemføre disse ændringer. Ansatte med ekspertise og interesse i forbedringsarbejde må gives ansvar. Det vil virke motiverende og give en kickstart til at arbejdet. Disse vil også fungere som gode Lean-ambassadører i organisation.

 

5. Kommuniker og informer

Klar kommunikation er afgørende for at alle skal forstå, hvad implementeringen af Lean medfører. Lean skaber forandring, og forandring, hvor mål og konsekvenser ikke er godt kommunikeret skaber ofte misforståelse og utryghed. Det er derfor vigtigt at understrege, at Lean ikke handler om at arbejde hurtigere, men smartere. En medarbejder, der forstår og ser formålet med ændringen, vil hurtigere acceptere det og tilpasse sig. Husk, at det er først, når medarbejderne begynder at arbejde på en ny måde, at de gevinsterne kommer. Med et langsigtet mål om en Lean-kultur og en organisation, der hele tiden tilpasser sig omgivelserne, må man arbejde for, at alle er velinformeret og spiller sammen.

 

6. Mål og dokumenter resultater

For at sikre forankring og engagement, er det vigtigt med løbende information om resultaterne og gevinsterne ved Lean-arbejdet. Dette forudsætter, at der udføres målinger før og efter et forbedringsinitiativ . Visuelle metoder til at vise resultaterne af Lean-arbejdet kan være Lean-tavlen, som placeres strategisk og synligt. Kombineret med korte, daglige opfølgningsmøder, kan dette skabe en masse motivation og engagement til videre forbedringsarbejde.

7. Husk hvad Lean ikke er!

Lige så vigtigt som det er at forstå, hvad Lean er, og hvilke resultater det giver, lige så vigtigt er det at forstå, hvad Lean ikke er. Lean er ikke en downsizing metode, en quick-fix eller en målemetode.

Hvordan kommer man i gang

Med god planlægning vil implementeringen af Lean give opsigtsvækkende gevinster i form af øget effektivitet og lavere omkostninger. Start med ændringer, der giver enkle og hurtige gevinster og udvid gradvist. Organisationen lærer mere om Lean ved at gøre deres egne erfaringer - og derefter at blive klar til at håndtere stadigt større udfordringer. En succeshistorie på et tidligt stadium vil give en god start for Lean i organisationen.